CSV Datenexport

Gespeicherte Daten exportieren

Visforms bietet Ihnen die M√∂glichkeit gespeicherte Formulardaten sehr einfach in das CSV-Format zu exportieren und in einer Datei zu speichern. CSV steht f√ľr “Comma-separated values” und bedeutet nicht anderes, als dass alle Daten eines Datensatzes kommasepariert in jeweis einer Zeile hintereinander aufgereiht werden. Ein Datensatz enth√§lt dabei alle Daten, die durch ein einmaliges Abschicken des Formulars versendet wurden. Jeder Datensatz steht in einer eigenen Zeile in der exportierten CSV-Datei.

Die meisten verbreiteten Tabellenkalkulationsprogramme wie etwa Excel oder OpenOffice, können CSV-Dateien unproblematisch einlesen. Damit können die exportierten Daten einfach weiterbearbeitet, extern verwendet oder ausgewertet werden. Oft reicht es aus, die CSV-Datei durch Doppelklick zu öffnen und der Inhalt der Datei wird automatisch als Excel-Tabelle angezeigt.

Sie k√∂nnen √ľber einen Parameter steuern, ob der CSV-Datei als erste Zeile eine sogenannte Kopfzeile vorangestellt wird. Die Kopfzeile enth√§lt die Namen der exportierten Formularfelder. Dadurch stehen die Namen der Formularfelder als Spaltenk√∂pfe im Tabellenkalkulationsprogramm zur Verf√ľgung.

Die Visforms Subscription erm√∂glicht es Ihnen, abweichende “Feldlabel” die als Feldname im Spaltenkopf verwendet werden, f√ľr den CSV export zu definieren. Mehr dazu in: Zus√§tzliche Feldlabel.

Welche Felder sollen exportiert werden?

In der Feldkonfiguration im Reiter Erweitert k√∂nnen Sie mithilfe der Option Feld bei Datenexport exportieren bei Bedarf jedes Feld individuell f√ľr den Export freigeben bzw. ausschlie√üen. Standardm√§√üig ist diese Option auf “ja” gestellt. Sie m√ľssen daher nur die Felder bearbeiten, die nicht im Export enthalten sein sollen.

In der Formularkonfiguration gibt es unter dem Reiter Erweitert eine ganze Reihe von Optionen zur Feinsteuerung des Datenexportes.

Sie k√∂nnen festlegen, ob nur ver√∂ffentlichte Felder exportiert werden sollen. Auch f√ľr die zus√§tzlichen Sonderfelder, die in jeder Datentabelle automatisch enthalten sind, k√∂nnen Sie einzeln festlegen, ob diese mit exportiert werden sollen oder nicht. Das betrifft die Feld-ID, User-ID, IP, Ver√∂ffentlicht, √úbertragungsdatum, Modifiziert und √Ąnderungsdatum.

Welche Datensätze werden exportiert

Sie starten den Datenexport im Backend Ihrer Joomla Webseite in der Datensicht mithilfe des Export-Button in der Men√ľ-Leiste. Wie oben beschrieben, erreichen Sie die Datensicht √ľber den Link Daten anzeigen in der √úbersicht der Formulare.

Visforms bietet Ihnen in der Formularkonfiguration unter dem Reiter Erweitert, eine Formularoption mit der Sie alle nicht ver√∂ffentlichten Datens√§tze vom Export ausschlie√üen k√∂nnen. Dar√ľber hinaus k√∂nnen Sie bei Bedarf in der Datensicht konkrete Datens√§tze ausw√§hlen, die exportiert werden sollen. Andernfalls werden alle Datens√§tze exportieren unter Ber√ľcksichtigung der oben erw√§hnten Formularoptionen.

Wie jede Joomla Tabelle hat auch die Datensicht in der zweiten Spalte Checkboxen, mit denen Sie einen oder mehrere Datensätze auswählen können. Klicken Sie dazu einfach auf die Checkbox.

Hinweis: Der Datenexport arbeitet unterschiedlich, je nachdem ob Sie keinen, einen oder mehrere Datensätze ausgewählt haben.

Haben Sie mithilfe dieser Checkbox Datensätze ausgewählt, dann werden nur die ausgewählten Datensätze beim Klick auf den Export-Button exportiert. Haben Sie keine Datensätze ausgewählt, dann werden alle Datensätze exportiert.

Welcher Zeichensatz wird verwendet

Kleiner Exkurs √ľber Zeichens√§tze

F√ľr die Verwendung und das Speichern von Schriftzeichen am Computer in bin√§r-Code werden sogenannte Zeichens√§tze verwendet. Das sind Regeln oder besser Tabellen die festlegen, welcher bin√§r-Code Sequenz welches Schriftzeichen zuzuordnen ist. Unterschiedliche Sprachen k√∂nnen beim Schreiben sehr unterschiedliche Schriftzeichen haben. Auch die Anzahl der Schriftzeichen kann zwishcen Zeichens√§tzen sehr stark variieren. Deshalb sind regional unterschiedliche Zeichens√§tze entstanden, die den jeweiligen Anforderungen der regionalen Schriften besonders gut gerecht werden.

Es gab mittlerweile massive Anstrengungen, den Umgang mit unterschiedlichen Zeichensätzen zu vereinfachen (Normierung). Doch gerade beim automatisierten Export und Import von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen kann es trotzdem zu Problemen kommen. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn die eigentliche Datenbank auf einem meist Linux basierten Server betrieben wird, aber das Tabellenkalkulationsprogramm auf einem meist Windows basierten lokalen Computer.

Konfigurationseinstellungen

Auf vielen Systemen ist es dennoch problemlos und ohne spezielle Einstellungen möglich, Formulardaten einfach durch Klick auf den Export-Button zu exportieren und anschließend durch Doppelklick auf die CSV-Datei direkt als Tabelle in Excel zu öffnen.

Das ist m√∂glich, weil Visforms beim Export den Datensatz des Servers (UTF-8) bereits selbst√§ndig in einen Windows Zeichensatz konvertiert. Hierbei werden jedoch Annahmen hinsichtlich des Formats des UTF-8 Zeichensatzes und des lokal verwendeten Windows-Zeichensatzes gemacht. Diese Annahmen treffen zwar oft, aber leider nicht immer zu. Deshalb kann es vorkommen, dass beim Export oder beim Import Fehler auftreten. Die Fehler machen sich in seltsamen Fehlermeldungen in der CSV-Datei oder durch merkw√ľrdige “falsche” Schriftzeichen in Excel bemerkbar.

Deshalb bietet Visforms eine weitere Exportoption, mit deren Hilfe Sie die automatische Konvertierung des Zeichensatzes ausschalten k√∂nnen. Setzen Sie die Option Windows-1250 Zeichensatz verwenden auf “nein”, wenn beim Datenexport oder Import Fehler auftreten.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie dann die CSV-Datei mit den korrekten Importeinstellungen in Excel importieren m√ľssen. Die korrekten Importeinstellungen sind dabei systemabh√§ngig.

Zusätzliche Feature der Visforms Subscription

Die Visforms Subscription bietet Ihnen dar√ľber hinaus folgende M√∂glichkeit f√ľr den CSV-Export √ľbermittelter und gespeicherter Daten: