E-Mails versenden

Ergebnismail an Sie (Administrator) und Benutzermail

Sie k├Ânnen eine Ergebnismail f├╝r Sie (Administrator) und eine Benutzermail f├╝r den Webseitenbenutzer verschicken. Eine Benutzermail kann nur verschickt werden, wenn das Formular ein E-Mail Feld enth├Ąlt und der Benutzer dort eine g├╝tlige E-Mail-Adresse eingetragen hat.

Versand ist standardm├Ą├čig deaktiviert

Der Versand von E-Mails ist standardm├Ą├čig deaktiviert. Sie m├╝ssen zuerst einige ben├Âtigte Informationen bereitstellen, damit Visforms E-Mails verschicken kann. Aktivieren Sie anschlie├čend den E-Mail-Versand. Dies geschieht in der Formularkonfiguration auf dem Reiter “Mail Optionen”.

Jeder E-Mail Empf├Ąnger-Typ getrennt gestalten und steuern

Es gibt ein komplettes Set von Optionen f├╝r die Ergebnismail unter Optionen f├╝r die Ergebnis-E-Mail und ein komplettes Set von Optionen f├╝r die Benutzermail unter Optionen f├╝r die E-Mail an den Benutzer Ihrer Webseite. Jeder E-Mail Typ kann somit individuell gestaltet und gesteuert werden.

Die Optionen gliedern sich in zwei Bereiche:

  • Optionen zur Steuerung des E-Mail-Versands
  • Optionen zur Steuerung des Nachrichteninhalts

Optionen zur Steuerung des E-Mail-Versands

Ergebnismail

Benutzermail

Optionen zur Steuerung des E-Mail-Versands finden Sie oberhalb des Editor-Eingabefeldes “Ergebnis Mail Text”/“Benutzer Mail Text”.

Setzen Sie die Option E-Mail Schicken auf “ja”, wenn Sie eine E-Mail vom jeweiligen Typ verschicken wollen.

Pflichtfelder

Damit Visforms eine Ergebnismail oder eine Benutzermail verschicken kann, m├╝ssen Sie zuerst eine Absender E-Mail-Adresse und eine Empf├Ąnger E-Mail-Adresse hinterlegen.

Absender Adresse

Die Absender E-Mail-Adresse geben Sie in der Option Absender E-Mail an. Bitte beachten Sie, dass der Domain-Anteil der Absender E-Mail-Adresse immer der Domain der Webseite entsprechen sollte. Die von einer Webseite aus verschickten E-Mails, unterliegen einer besonders strengen ├ťberwachung im Hinblick darauf, ob es sich eventuell um Spam handelt. Die ├ťbereinstimmung der Domain stellt hierbei ein wichtiges Kriterium dar.

Empf├Ąnger Adresse

Die Empf├Ąnger E-Mail-Adresse geben Sie in der Option Mail An an. Sie k├Ânnen genau eine Empf├Ąnger-E-Mail-Adresse hinterlegen. Bei der Benutzermail wird die Empf├Ąnger E-Mail-Adresse automatisch aus den Daten entnommen, die der Benutzer im Formular eingetragen hat. Befinden sich mehrere E-Mail-Felder auf Ihrem Formular, dann wird die Benutzereingabe des ersten ausgef├╝llten E-Mail Feldes verwendet.

Zus├Ątzliche Angaben

Weiterhin sollten Sie einen Absendernamen (z.B. Ihren Firmennamen) und einen E-Mail Betreff eingeben. Im Betreff k├Ânnen Sie auch Benutzereingaben aus dem Formular verwenden. F├╝gen Sie hierzu einfach im Betreff-Text einen Feld-Platzhalter ein. Dieser wird automatisch mit dem Wert ersetzt, den der Benutzer im Formular im entsprechenden Feld eingegeben hat.

Der Platzhalter hat folgendes Format:

  • eckige Klammer auf,
  • Name des Formularfeldes (Option Name aus der Feldkonfiguration) in Gro├čbuchstaben,
  • eckige Klammer zu.

Also etwa [VORNAME] f├╝r die Benutzereingabe im Feld mit dem Namen vorname.

Ergebnismail

CC und BCC

Bei Bedarf k├Ânnen Sie die Ergebnismail per “CC” (Carbon Copy) oder “BCC” (Blind Carbon Copy) an zus├Ątzliche Empf├Ąnger senden. In den Optionen Mail CC und Mail BCC k├Ânnen Sie jeweils auch mehr als eine E-Mail-Adresse eintragen. Bitte trennen Sie in diesem Fall E-Mail-Adressen durch ein Komma.

Antwortadresse

Visforms f├╝gt der Ergebnismail (an den Administrator) automatisch eine Antwortadresse hinzu, wenn das Formular ein E-Mail Feld hat und der Benutzer dort eine E-Mail-Adresse eingetragen hat. Diese Antwortadresse wird verwendet, wenn Sie die “Antworten” Funktionalit├Ąt Ihres E-Mail-Programms nutzen, um auf die Ergebnismail zu antworten. Die Antwort wird dann automatisch an die E-Mail-Adresse des Formularbenutzers adressiert.

Optionen zur Steuerung des Nachrichteninhalts

Ergebnismail

Benutzermail

Benutzereingaben im Nachrichteninhalt

Visforms bietet Ihnen ein B├╝ndel von Optionen, mit denen Sie die ├╝bertragenen Benutzereingaben, einfach, schnell und ├╝bersichtlich in den Nachrichteninhalt integrieren k├Ânnen. Sie finden diese Optionen unterhalb des Editor-Eingabefeldes “Ergebnis Mail Text”/“Benutzer Mail Text”.

Mithilfe der Optionen Daten-ID einf├╝gen, Erstellungszeitpunkt einf├╝gen, Formulartitel einf├╝gen und IP einf├╝gen k├Ânnen Sie festlegen, ob diese wichtigen Informationen jeweils automatisch in den Nachrichtentext eingef├╝gt werden sollen oder nicht.

Mithilfe der beiden Optionen Daten schicken und Leere Felder ausschlie├čen, k├Ânnen Sie sehr einfach die ├╝bertragenen Daten in den Nachrichtentext integrieren.

Option: Daten schicken

Ist diese Option aktiviert, f├╝gt Visforms dem Nachrichteninhalt f├╝r jedes Formularfeld eine Zeile hinzu. Pro Zeile werden die Benutzereingaben des jeweiligen Feldes im Format “Feldlabel: Benutzereingabe” dargestellt. Hat ein Benutzer f├╝r ein Feld im Formular keine Eingabe gemacht, so wird nur das Label angezeigt.

Option: Leere Felder ausschlie├čen

Ist diese Option aktiviert, dann werden alle Zeilen mit Feldern, die im Formular leer geblieben sind, in der Auflistung, die durch die Option Daten schicken erzeugt wird, unterdr├╝ckt. Dies sind sowohl bedingte Felder, die aufgrund der Eingaben des Benutzers im Formular nicht sichtbar sind, als auch Felder, die keine Eingabe enthalten. Bitte beachten Sie, dass Felder, die den Wert 0 enthalten, weiterhin aufgelistet werden.

Enth├Ąlt der Nachrichtenteil einer E-Mail eine anklickbare verlinkte E-Mail-Adresse, so erh├Âht das die Gefahr, dass eine E-Mail als Spam blockiert wird. Wir empfehlen deshalb, diese Option zu deaktivieren. Ist diese Option aktiviert, dann f├╝gt Visforms alle Eingaben, die in E-Mail Feldern gemacht wurden als anklickbare E-Mail-Adressen ein.

File Upload Dateien

Hat Ihr Formular Felder, mit denen der Benutzer Dateien hochladen kann, dann k├Ânnen Sie die Option File Upload Dateien aktivieren. In diesem Fall werden die hochgeladenen Dateien als E-Mail Anhang mitgeschickt.

Ist diese Option aktiviert, dann wird f├╝r Felder vom Typ “File upload” ein Link auf die hochgeladene Datei eingef├╝gt.

Felder in Datenauflistung ausschlie├čen

Die M├Âglichkeit in der Feldkonfiguration einzustellen, dass ein Feld in der Datenauflistung der Mails ausgeschlossen werden soll, vervollst├Ąndigt die einfache und schnelle Konfiguration der Benutzereingaben im Nachrichteninhalt. Sie finden diese Optionen in der Feldkonfiguration auf dem Reiter “Erweitert” und k├Ânnen damit jedes beliebige Feld, einzeln aus der Datenauflistung ausschlie├čen.

Individuell gestylte Mails

Zwei Editoren

Wenn Sie den Nachrichteninhalt ├╝ber oben genannte Optionen steuern, haben Sie wenig Einfluss auf das Aussehen des Nachrichteninhalts. Sie k├Ânnen z.B. keine Hervorhebungen verwenden, keine Reihenfolge beeinflussen und keine Zeilenabst├Ąnde einstellen. Deshalb bietet Visforms zus├Ątzlich auch eine M├Âglichkeit den Nachrichteninhalt von Mails komplett individuell zu gestalten. Dies geschieht ├╝ber den Editor Ergebnis Mail Text bzw. Benutzer E-Mail Text.

Beliebiger Text & Platzhalter

Sie k├Ânnen hier einen beliebigen individuellen Text (inklusive Bilder und Links) f├╝r die Mail eingeben und diese ├╝ber die Editor Controls gestalten. Verwenden Sie den Editor-Button “Visforms Felder” um Platzhalter f├╝r die Benutzereingaben im Formular an jeder beliebigen Stelle des Textes einzuf├╝gen. Diese Platzhalter werden mit den Eingaben ersetzt, die der Benutzer im Formular gemacht hat. Mehr dazu in: Daten in E-Mails und Erfolgsmeldung.

Selbstverst├Ąndlich k├Ânnen Sie alle Optionen zur einfachen und schnellen Konfiguration des Nachrichteninhalts mit einem individuellen Nachrichtentext kombinieren. Auf diese Weise erhalten Sie das beste Ergebnis.

Zus├Ątzliche Feature der Visforms Subscription

Die Visforms Subscription bietet Ihnen dar├╝ber hinaus noch einige weitergehende E-Mail Feature:

Probleme beim E-Mail Versand

E-Mails, die nicht wie erwartet ankommen, sind die Stelle, an der am ehesten auff├Ąllt, wenn etwas nicht korrekt funktioniert. Falls irgendwo im gesamten Prozess des Formularverschickens etwas nicht funktioniert. Oder, wenn an der Joomla Installation selbst etwas nicht in Ordnung ist.

Innerhalb von Visforms ist das Versenden von E-Mail eine sehr stabile und fehlerfreie Funktionalit├Ąt. Viele Probleme im Zusammenhang mit Versand und Empfang von E-Mails haben Gr├╝nde, die nicht urs├Ąchlich mit Visforms zu tun haben.

Zahlreiche Player

Am Workflow des Versendens von E-Mails sind wirklich zahlreiche Player beteiligt. Das sind insbesondere:

  • Joomla selbst,
  • der verwendete Webmailer,
  • der E-Mail Provider,
  • der E-Mail-Client,
  • IP Black-Listen und
  • diverse Spamfilter.

Es ist regelm├Ą├čig die Konfiguration dieser Player, die daf├╝r verantwortlich sind, dass E-Mail nicht wie erwartet ankommen. Diese Bereiche sind nicht Teil des Visforms Codes. Sie liegen in der Verantwortung des jeweiligen Administrators.

Checkliste

Hinweis: Bitte gehen Sie die folgende Checkliste durch, wenn Sie Problemen mit dem E-Mail Versand haben.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie alle Konfigurationseinstellungen des E-Mail-Versands verstanden und richtig eingestellt haben.
  • ├ťberpr├╝fen Sie, dass das Abschicken des Formulars funktioniert.
    Setzen Sie die Option “Daten speichern” f├╝r das Formular auf “ja”.
    Mehr dazu in: Daten speichern und nutzen.
    Wenn das Abschicken des Formulars korrekt funktioniert, wird nun jedes Mal ein Datensatz in der Datentabelle gespeichert.
    Klappt das Speichern der Daten nicht, dann liegt der Fehler nicht beim E-Mail Versand, sondern fr├╝her.
  • Stellen Sie sicher, dass der Mailer auf Ihrem System existiert und korrekt konfiguriert ist.
    Visforms verwendet den Joomla! Mailer um seine Mails zu versenden.
  • Testen Sie die Funktion des Mailers aktiv mit einer anderen Joomla Funktionalit├Ąt, z.B. bei der Registrierung als Benutzer.

Als Spam blockiert

Sind alle oben genannten Tests positiv, dann liegt das Problem in der Regel daran, dass die Mails als Spam blockiert werden. Wir bem├╝hen uns kontinuierlich die von Visforms generierten Mails so zu gestalten, dass Sie den Standards entsprechen. Bitte beachten Sie auch die diesbez├╝glichen Hinweise in den Beschreibungen einiger E-Mail Optionen.

Deshalb liegt die Ursache, warum die Mails als Spam geblockt werden, in der Regel nicht an Visforms. Es liegt viel eher z.B. an der Server-Konfiguration oder Firewall-Einstellungen des empfangenden E-Mail-Systems. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Provider.

Spamfilter mit Punkte-System

Viele Provider nutzen E-Mail Spamfilter, die nach einem Punkte-System arbeiten. Es gibt ein Set von Filtern und jeder Filter ist mit einer Anzahl von Z├Ąhl-Punkten verkn├╝pft. Liegt die Gesamtzahl aller Punkte, die durch alle Filter f├╝r eine E-Mail errechnet werden, ├╝ber einem Schwellenwert, dann wird die E-Mail als Spam angesehen und blockiert.

Hohe Punkte durch “ReplyTo” Header

Wir haben erfahren, dass manche Spamfilter hohe Punkte vergeben, wenn im “ReplyTo” Header eine Freemail Adresse steht. Wenn also ein Benutzer mit einem Freemail Account (Gmail, freemail, u.a.m) das Formular ausf├╝llt, wird der Grenzwert ├╝berschritten und die Ergebnismail folglich als Spam geblockt. Dieser Grenzwert kann in der Regel von Ihnen selbst konfiguriert werden. Daher kann es in diesem Fall sinnvoll sein, den Grenzwert etwas h├Âher zu setzen (etwa vom Defaultwert 5 auf 6).