Formulardaten als CSV-Datei anhängen
Hinweis: Diese Feature sind Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
Für ein besseres Verständnis empfehlen wir die Dokumentation vollständig durchzulesen und mit dem
Abschnitt Einleitung
zu beginnen.
Zusammenhänge, die in früheren Abschnitten der Dokumentation erklärt wurden, werden hier nicht wiederholt.
Ergebnis speichern muss aktiviert sein
Neben beliebigen Dateianhängen und PDFs der Formulardaten und E-Mails bietet das Plugin Ihnen auch die folgende Möglichkeit. Sie können die übermittelten Formulardaten in eine CSV Datei exportieren und diese Datei mit der Ergebnismail verschicken.
Um dieses Feature verwenden zu können, muss in der Formularkonfiguration unter dem Reiter “Ergebnis” die Option “Ergebnis speichern” aktiviert sein. Ansonsten werden die Daten nicht gespeichert und können dementsprechend auch nicht exportiert werden.
Bitte verwechseln Sie dieses Feature nicht mit dem eigentlichen Datenexport. Den eigentlichen Datenexport finden Sie in der Administration in der Datenansicht. Mit dem eigentlichen Datenexport können Sie eine CSV-Datei der Formulardaten erstellen und auf Ihrem lokalen Rechner speichern. Beim Datenexport durch das Plugin “E-Mail Anhänge” wird beim Abschicken des Formulars nur temporär eine CSV-Datei auf dem Server erstellt. Diese temporäre Datei wird sofort wieder gelöscht, wenn die Mails verschickt sind.
Sicherheit geht vor
Bitte beachten Sie bei der Konfiguration der CSV-Anhangsoptionen, dass die übermittelten Formulardaten sensible Benutzerdaten enthlaten können. Bitte stellen Sie sicher, dass exportierte Daten nur an Personen gemailt werden, die diese auch sehen dürfen. Um die Handhabung der gespeicherten Daten so sicher wie möglich zu gestalten, haben wir das Plugin auf spezielle Weise entwickelt. Die CSV-Anhangsoptionen in der Administration sind nur für Superadministratoren sichtbar und können daher nur von Superadministratoren verändert werden.
Hinweis:
Der Schutz der übermittelten Formulardaten vor unbeabsichtigter Veröffentlichung ist auch der Grund für folgendes.
Es ist nicht möglich, die CSV-Datei an die Benutzermail anzuhängen.
CSV Anhangs-Optionen
Das Plugin bietet Ihnen die Option, die Erstellung eines CSV-Anhangs anzustellen oder abzustellen. Weiterhin gibt es eine ganze Reihe von Optionen, um flexibel zu steuern, wie die CSV-Datei konkret aussehen soll. Wenn Sie bereits die Datenexportfunktion von Visforms aus der Administration heraus genutzt haben, werden Sie sehen, dass diese den Optionen für die CSV-Anhangsoptionen sehr ähnlich sind. Denn Sie haben ja hierfür bereits einmal Einstellungen in der Konfiguration unter dem Reiter “Erweitert” vorgenommen.
Sie haben also für jede Art von Datenexport ein eigenes komplettes Set von Export-Optionen. Das Plugin verwendet nur die Optionen, die Sie unter den beiden Reitern “E-Mail Anhänge” sowie “Edit E-Mail Anhänge” einstellen.
Bei ungünstiger Kombination von Optionen wird keine CSV-Datei erstellt und kein Anhang verschickt
Bitte beachten Sie, dass eine ungünstige Kombination von Export-Optionen dazu führen kann, dass keine Daten exportiert werden. Das Plugin erzeugt die CSV-Datei nur dann, wenn diese nicht leer ist. In diesem Fall wird also keine CSV-Datei erstellt. Es gibt dann in Folge auch keinen Anhang in der Mail.
Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie folgendes gleichzeitig einstellen:
- In der Formular-Konfiguration unter dem Reiter “Datenanzeige im Frontend” ist die Option “Daten automatisch veröffentlichen” auf “nein” gesetzt.
- Gleichzeitig sind bei den CSV-Anhangsoptionen die beiden Optionen “Nur veröffentlichte Datensätze” und “Nur diesen Datensatz” auf “ja” gesetzt.
Nur der aktuelle Datensatz oder alle?
Einerseits sind die Konfigurationsmöglichkeiten so gedacht, dass Sie alle bereits übermittelten Daten, inklusive der aktuellen Übermittlung exportieren können. Die CSV-Datei wird also bei jeder Formularübertragung ein bisschen länger und Sie erhalten automatisch immer eine vollständige Liste.
Andererseits können Sie auch nur den aktuell übermittelten Datensatz exportieren. Eine Übersicht über alle Übermittlungen ergibt sich dann aus der Summe aller CSV-Dateien, die mit allen Ergebnismails zu dem jeweiligen Formular verschickt wurden. Solche Ein-Datensatz-CSVs könnten beispielsweise für die automatisierte Weiterverarbeitung in Dritt-Systemen genutzt werden.
Dies wird zusätzlich durch folgendes unterstützt. Es ist auch möglich eine erste Zeile, die die Feldnamen als Spaltenköpfe enthält, anzuschalten oder abzuschalten. Dies erfolgt mit der Option “Kopfzeile exportieren”.
Metainformationen zu den Datensätzen
Weiterhin gibt es eine ganze Reihe von Optionen bezüglich der sogenannten Metainformationen der Datensätze. Metainformationen werden zu jedem Datensatz von Visforms automatisch zusätzlich gespeichert. Diese Metainformationen können Sie individuell im Export einschließen oder ausschließen.