Formulardaten als CSV-Datei anhÀngen
Hinweis: Diese Feature sind Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
FĂŒr ein besseres VerstĂ€ndnis empfehlen wir die Dokumentation vollstĂ€ndig durchzulesen und mit dem
Abschnitt Einleitung
zu beginnen.
ZusammenhĂ€nge, die in frĂŒheren Abschnitten der Dokumentation erklĂ€rt wurden, werden hier nicht wiederholt.
Ergebnis speichern muss aktiviert sein
Neben beliebigen DateianhĂ€ngen und PDFs der Formulardaten und E-Mails bietet das Plugin Ihnen auch die folgende Möglichkeit. Sie können die ĂŒbermittelten Formulardaten in eine CSV Datei exportieren und diese Datei mit der Ergebnismail verschicken.
Um dieses Feature verwenden zu können, muss in der Formularkonfiguration unter dem Reiter âErgebnisâ die Option âErgebnis speichernâ aktiviert sein. Ansonsten werden die Daten nicht gespeichert und können dementsprechend auch nicht exportiert werden.
Bitte verwechseln Sie dieses Feature nicht mit dem eigentlichen Datenexport. Den eigentlichen Datenexport finden Sie in der Administration in der Datenansicht. Mit dem eigentlichen Datenexport können Sie eine CSV-Datei der Formulardaten erstellen und auf Ihrem lokalen Rechner speichern. Beim Datenexport durch das Plugin âE-Mail AnhĂ€ngeâ wird beim Abschicken des Formulars nur temporĂ€r eine CSV-Datei auf dem Server erstellt. Diese temporĂ€re Datei wird sofort wieder gelöscht, wenn die Mails verschickt sind.
Sicherheit geht vor
Bitte beachten Sie bei der Konfiguration der CSV-Anhangsoptionen, dass die ĂŒbermittelten Formulardaten sensible Benutzerdaten enthlaten können. Bitte stellen Sie sicher, dass exportierte Daten nur an Personen gemailt werden, die diese auch sehen dĂŒrfen. Um die Handhabung der gespeicherten Daten so sicher wie möglich zu gestalten, haben wir das Plugin auf spezielle Weise entwickelt. Die CSV-Anhangsoptionen in der Administration sind nur fĂŒr Superadministratoren sichtbar und können daher nur von Superadministratoren verĂ€ndert werden.
Hinweis:
Der Schutz der ĂŒbermittelten Formulardaten vor unbeabsichtigter Veröffentlichung ist auch der Grund fĂŒr folgendes.
Es ist nicht möglich, die CSV-Datei an die Benutzermail anzuhÀngen.
CSV Anhangs-Optionen
Das Plugin bietet Ihnen die Option, die Erstellung eines CSV-Anhangs anzustellen oder abzustellen. Weiterhin gibt es eine ganze Reihe von Optionen, um flexibel zu steuern, wie die CSV-Datei konkret aussehen soll. Wenn Sie bereits die Datenexportfunktion von Visforms aus der Administration heraus genutzt haben, werden Sie sehen, dass diese den Optionen fĂŒr die CSV-Anhangsoptionen sehr Ă€hnlich sind. Denn Sie haben ja hierfĂŒr bereits einmal Einstellungen in der Konfiguration unter dem Reiter âErweitertâ vorgenommen.
Sie haben also fĂŒr jede Art von Datenexport ein eigenes komplettes Set von Export-Optionen. Das Plugin verwendet nur die Optionen, die Sie unter den beiden Reitern âE-Mail AnhĂ€ngeâ sowie âEdit E-Mail AnhĂ€ngeâ einstellen.
Bei ungĂŒnstiger Kombination von Optionen wird keine CSV-Datei erstellt und kein Anhang verschickt
Bitte beachten Sie, dass eine ungĂŒnstige Kombination von Export-Optionen dazu fĂŒhren kann, dass keine Daten exportiert werden. Das Plugin erzeugt die CSV-Datei nur dann, wenn diese nicht leer ist. In diesem Fall wird also keine CSV-Datei erstellt. Es gibt dann in Folge auch keinen Anhang in der Mail.
Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie folgendes gleichzeitig einstellen:
- In der Formular-Konfiguration unter dem Reiter âDatenanzeige im Frontendâ ist die Option âDaten automatisch veröffentlichenâ auf âneinâ gesetzt.
- Gleichzeitig sind bei den CSV-Anhangsoptionen die beiden Optionen âNur veröffentlichte DatensĂ€tzeâ und âNur diesen Datensatzâ auf âjaâ gesetzt.
Nur der aktuelle Datensatz oder alle?
Einerseits sind die Konfigurationsmöglichkeiten so gedacht, dass Sie alle bereits ĂŒbermittelten Daten, inklusive der aktuellen Ăbermittlung exportieren können. Die CSV-Datei wird also bei jeder FormularĂŒbertragung ein bisschen lĂ€nger und Sie erhalten automatisch immer eine vollstĂ€ndige Liste.
Andererseits können Sie auch nur den aktuell ĂŒbermittelten Datensatz exportieren. Eine Ăbersicht ĂŒber alle Ăbermittlungen ergibt sich dann aus der Summe aller CSV-Dateien, die mit allen Ergebnismails zu dem jeweiligen Formular verschickt wurden. Solche Ein-Datensatz-CSVs könnten beispielsweise fĂŒr die automatisierte Weiterverarbeitung in Dritt-Systemen genutzt werden.
Dies wird zusĂ€tzlich durch folgendes unterstĂŒtzt. Es ist auch möglich eine erste Zeile, die die Feldnamen als Spaltenköpfe enthĂ€lt, anzuschalten oder abzuschalten. Dies erfolgt mit der Option âKopfzeile exportierenâ.
Metainformationen zu den DatensÀtzen
Weiterhin gibt es eine ganze Reihe von Optionen bezĂŒglich der sogenannten Metainformationen der DatensĂ€tze. Metainformationen werden zu jedem Datensatz von Visforms automatisch zusĂ€tzlich gespeichert. Diese Metainformationen können Sie individuell im Export einschlieĂen oder ausschlieĂen.